Jährlich finden deutschlandweit tausende Veranstaltungen statt. Im Jahr 2016 waren es laut dem Statistik-Portal Statista knapp drei Millionen deutschlandweit. Unter diesen befinden sich auch zahlreiche Messen, Tagungen, Kongresse oder Corporate Events – Tendenz steigend. Bereits in 2015 investierten Unternehmen knapp 40% ihres Marketingbudgets in Veranstaltungen. Doch gerade B2B-Veranstaltungen sind in der Eventplanung mit intensiver Arbeit und hohen Budgets verbunden. Dementsprechend wird auch viel Zeit und vor allem personelle Kraft in Anspruch genommen. Umso wichtiger also, die zur Verfügung stehenden Kapazitäten zu bündeln und effizient einzusetzen. Bei manchen Planungspunkten sollten Unternehmen, Agenturen und Eventabteilungen also überlegen, welche Organisationspunkte ausgelagert bzw. mit externer Hilfe bewältigt werden könnten. Die Locationsuche ist beispielsweise ein wichtiger Bestandteil der Eventplanung, der schnell und effizient mit Hilfe von externen Anbietern erledigt werden kann. Doch wie findet man nun den richtigen Anbieter? Das richtige Portal? Und am Ende des Tages, die richtige und passende Eventlocation? Wir von Event Inc zeigen Ihnen, weshalb Eventportale nicht nur die Locationsuche erleichtern, sondern Ihnen in der Planung einen echten Mehrwert bieten.

Die Relevanz der passenden Eventlocation

Die Eventlocation ist das Aushängeschild einer jeden Veranstaltung: Passt die Eventlocation zum Motto der Veranstaltung, welches Ziel wird mit der Veranstaltung verfolgt? Ist die Eventlocation auch passend für die Gäste? Im ersten Schritt sollten sich Veranstalter also überlegen, was und vor allem wen man mit seinem Event erreichen möchte. Eine klar definierte Zielgruppe ist dabei essentiell! Entwickeln Sie eine Vision rund um das Event. Was ist der Sinn und Zweck der Veranstaltung? Bevor eine Entscheidung bezüglich der Eventlocation fällt, sollte zunächst ein intensiver Blick auf die Teilnehmer geworfen werden. Das wichtigste bei der Location ist, dass sie eine eigene Identität hat, die zur Veranstaltung selbst passt. Die passende Location für eine Konferenz sollte daher nach anderen Kriterien ausgewählt werden, als eine Geburtstags- oder Fotolocation. Folgende Leitfragen können bei der Wahl der geeigneten Location als Orientierung dienen: Wo soll die Location liegen? Wie viele Gäste werden erwartet und woher kommen sie? Welche Ausstattung wird benötigt und welches Budget steht zur Verfügung?

Tipps Event Location finden

Gezielt Anforderungen an die Event Location zu erörtern ist erfolgsentscheidend

Überlegen Sie zu Beginn der Event Planung genau, welche Anforderungen ihr Konzept an die Event Location stellt und fällen Sie daraufhin eine fundierte Entscheidung. Oben genannte Fragen können Ihnen dabei helfen. (Foto: pixabay.com)

Eine Konferenz benötigt eine andere Location und Ausstattung als eine Weihnachtsfeier bei dem eine gute DJ-Anlage, sowie verschiedene Catering Möglichkeiten im Fokus stehen. Auch für den After-Marketing-Effekt ist die passende Location besonders wichtig. Spektakuläre Eventlocations bleiben eher im Gedächtnis als unscheinbare Eventräume, die schon in den vorherigen Jahren gebucht worden sind. Natürlich ist es für das Unternehmen wichtig die perfekte Location zu finden: Hier muss von Infrastruktur bis hin zu Optik und Größe alles bestens auf das Veranstaltungskonzept abgestimmt sein. Es muss genug Eventfläche für die Gäste vorhanden sein, sowie darüber hinaus genug Kapazitäten und Fläche für die Dienstleister, die beispielsweise für das Catering oder das Entertainment verantwortlich sind. Damit die vorab ausgesuchte Location nicht zum Reinfall wird, sollte vorab unbedingt eine Besichtigung vereinbart werden. Dadurch erhält man selbst ein besseres Gefühl für die Location und kann sich auch im Bezug auf die Bestuhlung und Einrichtung der Location sicher sein.

 

Locationportale

Locationportale helfen nicht nur bei der Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort, sondern bieten darüber hinaus einen wunderbaren rundum Service von der anfänglichen Suche bis hin zum Erstkontakt über persönliches Locationscouting. Durch ein Locationportal hat der Kunde die Möglichkeit sich ein Bild über die zur Verfügung stehenden Locations zu machen. Bestimmte Filteroptionen zu nutzen, um somit die Suche nach der geeigneten Location einzugrenzen. Weiterhin hat man die Möglichkeit mehrere Locations anzufragen bzw. zu optionieren und darüber hinaus auch noch andere Dienstleister anzufragen.  

Als B2B-Kunde besteht bei manchen Portalen ebenfalls die Möglichkeit auf spezielle B2B-Vorteile zurückzugreifen. Bei Event Inc kann man als Business-Kunde zum Beispiel auf einen 24h-Feedback-Service, eine größere Auswahl, sowie persönliches Locationscouting zurückgreifen. Hier bekommt jeder Geschäftspartner einen eigenen Berater zugeteilt, der die gesamte Locationsuche und -buchung übernimmt. Auch wenn die Location bereits vergeben ist, kann mit Hilfe des Beraters umgehend eine Alternative gefunden werden. Ebenfalls kann man sich von Anfang an direkt beraten lassen. Die Berater kennen das Portfolio in und auswendig und wissen welche Veranstaltungsarten sich in welcher Location gut umsetzen lassen.

 

Qualitätsmerkmal von Locationportalen

Bevor man sich für ein Portal entscheidet, sollte man unbedingt darauf achten, was das Portal anbietet und ob die Vermittlung tatsächlich kostenfrei ist. Manche Anbieter verstehen sich als Marktplatz, der aktiv vermittelt und den Kontakt zur Location herstellt – andere listen die Veranstaltungsräume lediglich, die Kontaktaufnahme erfolgt dann durch den Kunden selbst. Hier tritt das Portal dann nicht als Vermittlung auf und es können keine weiteren Serviceleistungen gefordert werden. Wichtige Kriterien bei der Entscheidung sind zum Beispiel die Auswahl an angebotenen Locations, sowie die Vielseitigkeit des Angebots. In welchen Städten gibt es das Angebot? Welche Kategorien gibt es und wie ist der Service des Portals aufgebaut? Wer übernimmt die Abwicklung mit der Location? Bei wem wird bezahlt? Welche Filter und Kategorien bietet das Portal? Besonders wichtig ist ebenfalls das Feedback der Kunden: Speziell in Bezug auf Leistung, Feedback der Locations und die Abwicklung zwischen dem Kunden und der Location.

Sarita Lensch ist Event Redakteurin bei Event Inc. Das Hamburger Unternehmen ist der führende Marktplatz für die Vermittlung von Eventlocations im deutschsprachigen Raum. Von Hamburg aus kooperiert das Startup mit über 5.000 Partnern aus den wichtigsten Metropolregionen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Neben einem Premium-Service zeichnet sich Event Inc durch eine persönliche und kostenfreie Event-Beratung aus.

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