Healthcare & Pharma

10.000 Foto-Sessions auf 28 Roadshow-Standorten für die DAK

Die DAK nutzte eine deutschlandweite Roadshow auf Firmenläufen und Family-Events, um Marktanteile zu sichern. Das technologische Problem: Bei der Foto-Erstellung auf Family-Events — mit Minderjährigen — muss die elterliche Einverständniserklärung rechtsgültig, dokumentiert und audit-sicher erfasst werden. Papierformulare auf Outdoor-Events sind fehleranfällig und nicht skalierbar. UpReach lieferte einen vollständig digitalen Consent-Flow sowie robuste Kiosk-Hardware für 28 Standorte über zwei parallele Roadshow-Formate.

Mehr als 200 B2B-Marken aus ganz Europa vertrauen auf UpReach — von der Agentur bis zum Enterprise-Konzern.

Die Ausgangslage

Die Krankenversicherung führte zeitgleich zwei Roadshow-Formate durch: Sponsoring von Firmenläufen mit B2B-Fokus (Unternehmens-Leads) und eine Family-Roadshow mit B2C-Fokus (Familienkontakte mit Maskottchen-Foto).

Die größte regulatorische Hürde war das Kinder-Foto-Problem: Kein Foto eines Minderjährigen darf ohne rechtsgültige, dokumentierte Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten verarbeitet oder gedruckt werden. Diese Einwilligung musste in Echtzeit verschlüsselt erfasst und DSGVO-konform übermittelt werden — eine Anforderung, die Papierformulare auf Outdoor-Events nicht erfüllen können.

Gleichzeitig musste das Setup für 28 Standorte über die gesamte Laufzeit remote managebar sein: Keine zentrale IT vor Ort, aber vollständige Kontrolle über Kampagneninhalt und Datenschutz-Konfiguration.

Die UpReach-Lösung

Für die B2B-Firmenläufe rüstete UpReach die Stände mit UpReach Compact Kiosken aus. Fokus: hoher Durchsatz und B2B-Lead-Erfassung (Firmenname, E-Mail, DSGVO-Opt-In) direkt am Terminal.

Für die Family-Roadshow entwickelte UpReach einen mobilen Tablet-basierten Consent-Flow: Event-Fotografen nutzten die UpReach Foto-App auf Tablets. Das entscheidende Feature war der digitale Consent-Prozess: Nach dem Foto scannte der Elternteil einen temporären QR-Code auf dem Tablet, öffnete das Einwilligungs-Dokument auf dem eigenen Smartphone, las die rechtlichen Bestimmungen und unterschrieb digital — mit Zeitstempel. Erst nach dem verifizierten Opt-In wurde das Bild für den Druck freigegeben; die Bilddaten wurden anschließend nach dem mit der Rechtsabteilung abgestimmten Löschkonzept entfernt.

Das Cloud-CMS steuerte beide Formate zentral: Datenschutz-Texte wurden einmalig aktualisiert und an alle 28 Standorte gleichzeitig deployed.

Setup & Logistik

Vorlauf 7 Wochen: 3 Wochen für den digitalen Consent-Flow (Rechtstext-Integration aus Konzern-Rechtsabteilung, Zeitstempel-Kryptographie, definiertes Löschkonzept für Minderjährigen-Fotos), 2 Wochen für Kiosk-Konfiguration der B2B-Formate (Lead-Formular, CRM-API-Konfiguration), 2 Wochen für Logistik-Koordination von 28 Standorten über beide Roadshow-Formate.

Transport der Kiosk-Hardware im Flightcase. Tablet-Equipment für Fotografen per Standard-Versand. Einweisung des Event-Personals und der Fotografen durch strukturiertes Protokoll.

Tägliches Remote-Monitoring über Cloud-CMS: Consent-Status, Session-Zahlen und Gerätestatus für alle 28 Standorte gleichzeitig einsehbar. Datenschutz-Konfigurationen konnten zentral angepasst und ohne Techniker-Einsatz vor Ort deployed werden.

Das Ergebnis in Zahlen

10.000+

dokumentierte Foto-Sessions

Roadshow-Standorte

parallele Event-Formate

Die technische Logistik — 28 Events über zwei parallele Formate — verlief fehlerfrei. 10.000+ dokumentierte Sessions lieferten einen sauberen, juristisch unangreifbaren Datensatz: Jede Einwilligung mit Zeitstempel und kryptographischer Verifikation.

Der papierlose Consent-Flow entlastete das Event-Personal messbar: Keine Formulare sammeln, keine unleserlichen Handschriften entziffern, keine nachträgliche Digitalisierung. Der digitale Zeitstempel ist direkt verwertbares Compliance-Dokument.

Das Cloud-CMS-Management aller Standorte verhinderte, dass eine Datenschutz-Anpassung einen Techniker-Einsatz vor Ort erforderlich machte. Die Krankenversicherung konnte ihre Compliance-Anforderungen in Echtzeit umsetzen.

Was du aus diesem Setup mitnehmen kannst

Papier ist ein Compliance-Risiko: Handschriftliche Einverständniserklärungen bei Outdoor-Events gehen verloren oder sind unleserlich. Ein digitaler Consent-Flow mit kryptographisch gesichertem Zeitstempel liefert 100 % Audit-Sicherheit.

Hardware muss mobil sein: Auf Lauf-Events und Family-Events ist kein Platz für schwere Kabinen. Tablet-basierte Foto-Apps sind die richtige Wahl für Events mit hoher Mobilität der Besucher.

Ein dokumentiertes Löschkonzept ist das stärkste Compliance-Argument: Dass Minderjährigen-Fotos erst nach verifiziertem Opt-In verarbeitet und anschließend nach definierter Frist gelöscht werden — nachweisbar per AVV — ist für regulierte Branchen das wichtigste Kaufargument.

Zentrales Cloud-Management skaliert 28 Standorte: Wenn Datenschutz-Texte oder Kampagnenbilder angepasst werden müssen, muss das in Sekunden für alle Standorte gleichzeitig deploybar sein. Das ist der Unterschied zwischen einer skalierbaren Roadshow und einem logistischen Alptraum.