Healthcare & Pharma

473 CRM-Leads aus 521 Sessions in 2 Tagen für elmex

elmex inszenierte die Produktreihe elmex sensitive auf der Internationalen Dental-Schau (IDS) mit einer UpReach-Fotobox in Kombination mit dem bekannten elmex-Zahnmobil als Hintergrundkulisse. In 2 Tagen entstanden 521 Terminal-Sessions und 473 DSGVO-konforme CRM-Leads — eine Conversion-Rate von 90,8 %. Der Hebel war das integrierte DSGVO-Data-Gate im Bild-Download-Flow, das Messe-Interaktion in Newsletter- und Marketing-Kontakte überführte.

Mehr als 200 B2B-Marken aus ganz Europa vertrauen auf UpReach — von der Agentur bis zum Enterprise-Konzern.

Die Ausgangslage

Die IDS in Köln ist die wichtigste internationale Messe für Dentalprodukte — entsprechend hoch ist die Reizdichte am Standort. Standbesucher passieren in wenigen Sekunden hunderte Aussteller. Eine Produktreihe muss in dieser Konkurrenzsituation einen physischen Anker schaffen, der Besucher zum Verweilen bewegt und gleichzeitig die Marken-Story transportiert.

Für elmex sensitive kam eine zusätzliche Anforderung: Die Marken-Aktivierung sollte nicht nur Aufmerksamkeit erzeugen, sondern qualifizierte B2B-Kontakte aus dem Fachpublikum generieren — Dentalpraxen, Großhändler, internationale Distributoren. Standard-Messekontakte über Visitenkartenboxen oder Lead-Scanner liefern wenig Engagement-Tiefe und kaum Opt-In für Folge-Kommunikation.

Die Datenpipeline musste DSGVO-konform laufen — Aufnahmen erst nach Consent am Terminal, die Verarbeitung durch einen AVV abgesichert und über ein definiertes Löschkonzept gesteuert; Newsletter-Einwilligungen müssen mit Zeitstempel und Quellenangabe dokumentiert werden, damit Marketing-Automation rechtssicher anschließen kann.

Die UpReach-Lösung

UpReach deployte eine UpReach Compact Station, vollständig im elmex-Corporate-Design foliert. Das Setup wurde am Stand in unmittelbarer Sichtbeziehung zum elmex-Zahnmobil platziert — das Zahnmobil diente als physische Hintergrundkulisse und visueller Magnet für vorbeigehende Standbesucher.

Das Software-Interface lief vollständig im elmex-CI: Standby-Screen, Bedienführung, Overlay-Auswahl und Vorschau-Oberfläche im Brand-Design der Marke. Besucher konnten zwischen drei Aufnahmemodi wählen — Einzelfoto, Boomerang oder GIF — jeweils mit elmex-sensitive-Branding-Overlays.

Das integrierte Datenabfrageformular war DSGVO-konform aufgebaut: E-Mail-Adresse als Pflichtfeld für den Bild-Download, separater Opt-In für Newsletter und Marketing-Kommunikation. Die Einwilligung wurde mit Zeitstempel und IDS-Quellenkennzeichnung erfasst.

Die Auswertung lief über das UpReach-Cloud-Dashboard: Sessions, Conversion-Rate, Output-Format-Verteilung und Lead-Volumen waren in Echtzeit einsehbar. elmex konnte die erfassten Datensätze direkt für gezielte Newsletter- und Marketing-Kampagnen im Anschluss an die Messe nutzen.

Setup & Logistik

Vorlauf 5 Wochen: 2 Wochen für Software-Konfiguration (UI im elmex-CI, KI-Overlay-Kuratierung für die sensitive-Produktreihe, DSGVO-Formular-Mapping), 2 Wochen für physische Vorbereitung (Folierung der Compact-Station im elmex-Design, Abstimmung der Stand-Positionierung mit dem Zahnmobil), 1 Woche für Compliance-Freigabe und finale End-to-End-Tests.

Anlieferung und Aufbau am IDS-Standort durch UpReach-Techniker am Vortag der Messe. Einweisung des elmex-Standpersonals in die Bedienlogik des Cloud-Dashboards: Live-Einsicht in Sessions und Leads während des Messetags, manueller Eingriff war nicht erforderlich.

Die Datenpipeline lief über die 2 Messetage durchgehend ohne Eingriff. Nach Messeende übergab UpReach den finalen CSV-Export aller erfassten Leads mit kompletter Opt-In-Dokumentation an das elmex-Marketing-Team — vorbereitet für direkten Import in das CRM- und Newsletter-System der Marke.

Das Ergebnis in Zahlen

521

Terminal-Sessions

473

DSGVO-konforme CRM-Leads

Tage Messelaufzeit

Die Conversion-Rate von 90,8 % vom Terminal-Session zum CRM-Lead liegt deutlich über klassischen Messe-Kontakt-Quoten. Der Mechanismus: Wer den Foto-Output haben wollte, musste die E-Mail-Einwilligung erteilen — der Bild-Download war das natürliche Incentive für die Datenfreigabe, nicht ein zusätzliches Gewinnspiel oder Rabatt-Versprechen.

Alle 473 Leads wurden mit vollständiger Opt-In-Dokumentation erfasst: Zeitstempel, IDS-Quellenkennzeichnung, gewähltes Content-Format, Newsletter-Einwilligung. Diese Datenqualität erlaubt rechtssicheres Folge-Marketing nach DSGVO und Wettbewerbsrecht — ein wesentlicher Unterschied zu Visitenkartenboxen, deren Kontaktdaten in der Regel ohne dokumentierte Marketing-Einwilligung erfasst werden.

Das Live-Dashboard im Cloud-CMS gab dem elmex-Marketing-Team in Echtzeit Transparenz über den Erfolg der Aktivierung — eine Datenebene, die in klassischen Messe-Aktionen erst nach Wochen der Visitenkarten-Erfassung sichtbar wird.

Was du aus diesem Setup mitnehmen kannst

Hohe Conversion entsteht durch natürlichen Tausch-Mechanismus: Wer das Foto haben will, gibt die E-Mail. Dieser direkte Tauschvorgang ist transparenter als Gewinnspiel-Logiken und erzeugt höhere Opt-In-Raten, weil Besucher die Gegenleistung sofort verstehen.

Physische Hintergrundkulisse verstärkt die Aktivierung: Das elmex-Zahnmobil als Kulisse für die Fotobox-Inszenierung war ein wesentlicher Hebel — die Aktivierung war keine generische Fotobox, sondern ein klar mit der elmex-Markenwelt verbundenes Erlebnis. Bei Messen mit ikonischen Brand-Assets sollte diese Kombination strategisch geplant werden.

DSGVO-Dokumentation ist ein Wettbewerbsvorteil: Standard-Visitenkarten-Erfassung erzeugt rechtlich fragwürdige Marketing-Daten. Strukturierte Opt-In-Dokumentation am Terminal liefert sofort einsetzbare CRM-Datensätze ohne nachträglichen Compliance-Aufwand — das beschleunigt das Post-Messe-Marketing erheblich.