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100 % Teilnahmequote auf dem internen Mitarbeiter-Event für Jim Beam

Jim Beam wollte auf einer internen Mitarbeiterveranstaltung Employee Engagement messbar steigern. UpReach setzte die browserbasierte Virtual Booth mit einem digitalen Rubbellos-Gewinnspiel ein. Das Ergebnis: 100 % Teilnahmequote unter den geladenen Mitarbeitern, 117 Sekunden durchschnittliche Interaktionsdauer und 2,8 Sessions pro Teilnehmer. Der Zugang lief vollständig per QR-Code auf personalisierten Teilnehmerkarten — keine Hardware-Station, keine Wartezeiten, keine App-Installation.

Mehr als 200 B2B-Marken aus ganz Europa vertrauen auf UpReach — von der Agentur bis zum Enterprise-Konzern.

Die Ausgangslage

Interne Mitarbeiterveranstaltungen großer Marken stehen vor einer spezifischen Anforderung: Engagement-Mechaniken müssen niedrigschwellig zugänglich sein und gleichzeitig genug Anreiz bieten, damit alle geladenen Mitarbeiter aktiv teilnehmen — nicht nur eine kleine Gruppe Early Adopters. Klassische Fotostationen erzeugen Schlangen und schließen Mitarbeiter aus, die nicht physisch anwesend sind oder die Veranstaltung früh verlassen.

Die Anforderung war entsprechend: Eine Aktivierungs-Mechanik, die ohne physische Station, ohne Wartezeiten und ohne App-Installation funktioniert. Gleichzeitig sollte das Setup für die Mitarbeiter-Verifizierung im Nachgang nutzbar sein — die Gewinner mussten eindeutig identifizierbar sein, ohne die Engagement-Hürde am Eingang künstlich zu erhöhen.

Softwareseitig musste die Aktivierung markenkonform aufgebaut sein: Jim-Beam-Overlays und Sticker für die Foto-Personalisierung, gewohnte Look-and-Feel des Brand-Universums im gesamten User-Flow. Die Gewinnspiel-Logik musste rechtssicher dokumentiert werden — Zeitstempel, Teilnehmerverifizierung, transparente Gewinnermittlung.

Die UpReach-Lösung

UpReach deployte die Virtual Booth als browserbasierte Anwendung. Der Zugang erfolgte über QR-Codes, die auf den personalisierten Teilnehmerkarten gedruckt waren — kein Download, keine Registrierung, kein zusätzliches WLAN-Login.

Der User-Flow war zweistufig aufgebaut. Schritt 1: Foto-Personalisierung. Mitarbeiter konnten Selfies aufnehmen und mit einer kuratierten Auswahl an Jim-Beam-Overlays und Stickern individualisieren — direkt im mobilen Browser, ohne App-Wechsel. Schritt 2: Digitales Gewinnspiel. Die Teilnehmer konnten ein virtuelles Rubbellos freiwischen und an der Verlosung teilnehmen.

Die Mitarbeiter-Verifizierung lief am Ende des Flows: Nach dem Rubbel-Schritt wurden Datenpunkte abgefragt, mit denen die Eindeutigkeit der Teilnahme und die spätere Gewinner-Identifizierung sichergestellt waren. Das Setup dokumentierte jeden Schritt mit Zeitstempel — Foto-Erstellung, Gewinnspiel-Teilnahme, Datenfreigabe.

Die gesamte Aktivierung lief auf der UpReach-Cloud-Infrastruktur: kein Standpersonal-Aufwand, keine Hardware-Logistik vor Ort. Mehr zum Setup: /software/virtual-booth.

Setup & Logistik

Vorlauf 4 Wochen: 2 Wochen für Software-Konfiguration (UI-Branding im Jim-Beam-CI, Overlay- und Sticker-Kuratierung, Gewinnspiel-Logik mit Rubbellos-Mechanik), 1 Woche für Mitarbeiter-Verifizierungslogik und Compliance-Prüfung, 1 Woche für Vorbereitung der personalisierten Teilnehmerkarten mit individuellen QR-Codes.

Keine Hardware-Logistik vor Ort: Die Virtual Booth lief vollständig browserbasiert auf den Smartphones der Mitarbeiter. Die personalisierten Teilnehmerkarten wurden im Vorfeld an die Eingeladenen ausgegeben — der QR-Code war zugleich Eintritts-Token und Verifizierungsmechanik.

Am Veranstaltungstag lief das Setup ohne UpReach-Personal vor Ort. Das Cloud-Dashboard lieferte dem Jim-Beam-Veranstaltungsteam in Echtzeit Transparenz über Aktivierungsstand, Session-Volumen und Gewinnspiel-Verlauf. Nach Veranstaltungsende übergab UpReach die finale Auswertung inklusive verifizierter Gewinnerliste.

Das Ergebnis in Zahlen

100 %

Teilnahmequote

117

Sekunden Ø Interaktionsdauer

2,8

Sessions pro Teilnehmer

Die 100-Prozent-Teilnahmequote ist die zentrale Kennzahl: Jeder geladene Mitarbeiter hat den QR-Code aktiviert und den Flow durchlaufen. Bei klassischen Aktivierungs-Mechaniken liegen Teilnahmequoten typischerweise zwischen 30 und 60 Prozent — die niedrigschwellige Browser-Zugang per QR-Code eliminierte die üblichen Hürden vollständig.

Die durchschnittliche Interaktionsdauer von 117 Sekunden pro Mitarbeiter zeigt, dass der zweistufige Flow (Foto + Gewinnspiel) tatsächlich konsumiert wurde — nicht nur kurz aufgerufen und wieder geschlossen. Die 2,8 Sessions pro Teilnehmer belegen, dass viele Mitarbeiter den Flow mehrfach durchlaufen haben, etwa um mehrere Fotos zu erstellen oder das Gewinnspiel-Feedback wiederholt zu erleben.

Die saubere Mitarbeiter-Verifizierung am Ende des Flows machte die Gewinnermittlung im Nachgang rechtssicher und transparent — die Veranstaltung schloss mit einer dokumentierten Teilnehmer- und Gewinnerliste, die organisatorisch sofort weiterverwendbar war.

Was du aus diesem Setup mitnehmen kannst

Browserbasierter Zugang eliminiert die größte Engagement-Hürde: App-Installationen, separate Logins und Hardware-Stationen erzeugen Friktion. QR-Code direkt im Browser ist die niedrigschwelligste Mechanik — das spiegelt sich in der Teilnahmequote messbar wider.

Zweistufiger Flow erhöht die Verweildauer: Eine reine Foto-Aktivierung wäre nach unter 60 Sekunden beendet gewesen. Die Kombination aus Foto-Personalisierung und Gewinnspiel-Mechanik verlängerte die Interaktion auf 117 Sekunden — die Markenkontaktzeit verdoppelte sich, ohne die User Experience zu überfrachten.

Verifizierung am Ende, nicht am Anfang: Wer Datenpunkte für die Gewinnerverifizierung vor das eigentliche Erlebnis legt, verliert Teilnehmer an der Eingangshürde. Die Verifizierung im letzten Schritt — nach dem positiv erlebten Flow — erhöht die Datenqualität, ohne die Conversion zu beeinträchtigen.

Interne Mitarbeiter-Events brauchen andere Mechaniken als externe Aktivierungen: Adult-only Setups verlangen eine angemessen formale Veranstaltungslogik — Mitarbeiterkarten als Zugangstoken sind hier sowohl Verifizierungs- als auch Compliance-Instrument.